OFFICE 365 FOR EDUCATION & GOOGLE APP FOR EDUCATION
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Je me suis amusé à parcourir les sites Internet de certaines institutions universitaires à travers l’Afrique, Ghana, Côte d’Ivoire, Sénégal, Cameroun, Namibie, Kenya, Egypte, etc..
J’ai eu quelques fois de belles surprises et quelques fois j’ai été déçu par les aspects graphiques, le niveau d’actualisation, l’ergonomie et la rapidité de ses sites web.
Il ne s’agit pas pour moi dans ce post d’établir un classement, ça sera peut être le cas dans un post prochain.
J’ai aussi quelques fois échangé fois par email avec certains enseignants, certains dirigeants d’établissement universitaires et des étudiants et chaque fois ceux-ci utilisaient des adresses du type Yahoo, Gmail ou Hotmail. Ce n’est pas uniquement le cas de nos Universités, c’est aussi le cas de certains de nos services de Défense et de Sécurité que je connais relativement bien qui communiquent en utilisant le même type d’adresse email.
A chaque fois les raisons évoquées pour expliquer ce décalage par rapport à ce qui se fait sous d’autres cieux relevaient d’un manque de moyens financiers pour investir et entretenir des Infrastructures et services Informatiques.
Comme vous le savez, les services et infrastructures IT d’un bon niveau sont aujourd’hui essentiels pour faciliter les enseignements, la recherche, la communication ou collaboration numérique entre étudiants ou entre étudiants et enseignants, dans un monde de plus en plus dépendants des technologies de l’information et de la communication.
Les Universités africaines notamment au Sud Sahara sont encore plus victimes de ce problème qui nécessite d’importants investissements pour mettre en place les infrastructures et ensuite pour les maintenir.
Ces universités voient leur budget d’investissement et de fonctionnement diminuer et par contre voient leur nombre d’étudiants augmenter chaque année.
Je me suis donc posé la question de savoir c e que les offres Cloud Computing à destination du monde Educatif proposées par Google et Microsoft pouvaient apporter au-delà des aspects de souveraineté que peut engendrer le Cloud Computing.
C’est une démarche déjà adoptée par de nombreuses Universités nord-américaine et européennes. Les bénéfices d’une telle démarche sont nombreux.
Les Services proposés
Que ce soit Google Eduction ou Microsoft Education nous avons les fonctionnalités suivantes :
- Solution 3A à savoir Anywhere, Anytime, Any device
- Une disponibilité de l’ordre de 99.9% au minimum
- La messagerie électronique hébergée dans le Cloud
- Le stockage de fichiers dans le Cloud (chez Google le quota est illimité)
- La gestion des calendriers
- Un éditeur de document
- Un outil pour les feuilles de calcul
- Un outil pour les présentations
- Un outil pour gérer ses sites Web
- Un outil d’archivage
- Des outils de collaboration pour travailler sur les mêmes documents ou encore faire des vidéoconférences à plusieurs
- Un réseau social propre à son université, Yammer chez Microsoft et Google + chez Google
- Possibilité d’avoir des cours et conférences en ligne
- Aucune publicité sur les différents services
Autre services proposé par Google, le service Classroom qui permet aux enseignants de créer et d’organiser rapidement des devoirs et de communiquer plus facilement avec leurs élèves
Eligibilité
- Pour Google Education, la liste des pays éligibles au programme Google Education est à retrouver sur le lien https://support.google.com/a/answer/134628 . Google m’a confirmé que toutes les universités africaines dès lors qu’elles sont reconnues officiellement dans leur pays peuvent être éligibles.
- Pour Microsoft Education, tous les pays sont éligibles
Coût des licences
- Que ce soit Google for Education ou Office 365 for Education, il est indiqué sur leur site web respectif que c’est gratuit. Par contre un coût peut être nécessaire dans le cadre de l’accompagnement de partenaire Microsoft ou Google pendant la mise en place
Support
- Pour Google Education, et Office 365 for Education le support proposé est de 24/7 sans un coût additionnel
Procédure de mise en place
La durée du déploiement se compte en quelques semaines, Google annonce par exemple 6 semaines.
On peut se faire accompagner par de nombreux partenaires de ces compagnies
En général nous avons les étapes suivantes :
- Planification du déploiement
- Enregistrement et validation de son éligibilité
- Création de la structure organisationnelle
- Un domaine unique, ou un domaine avec plusieurs sous-domaines
- Provisionnement des utilisateurs
- On peut provisionner les comptes soit par une synchronisation LDAP ou par un import d’un fichier
- En général il n’y a pas de limite du nombre d’étudiants
- Configuration des différents services
- Email, Drive, etc..
- Mise en place du SSO si on le souhaite
- Migration des données existantes si on le souhaite
Conditions nécessaires et risques
Bien évidement il est nécessaire pour chaque institution d’effectuer une analyse de risques, de bien choisir les services et outils à activer en tenant compte des résultats de l’analyse de risque. Certaines institutions pourraient choisir un mode hybride avec une partie des services hébergés en local et une autre partie hébergée dans le Cloud.
Tout cela n’est évidemment viable uniquement que si les infrastructures INTERNET sont développées et disponibles pour les étudiants, avec des accès Internet fibre fiable et d’un débit suffisant, un réseau Wifi de très bonne qualité sur tout le campus universitaire et une volonté politique des décideurs pour accompagner ce saut vers le Cloud Computing
Pour aller plus loin
http://www.microsoft.com/fr-fr/education/products/office/default.aspx#fbid=bzwAbsanAcN
http://www.steegle.com/google-apps/education-nonprofits-office365-comparison
Richard GOTWE 